[책리뷰18]목표를 이뤄내는 기술, TO DO LIST(데이먼 자하리어즈)

(매일 TO DO LIST를 작성하기는 하지만 작성한 리스트를 항상 마무리하지 못하는 저였기에 손이 가는 책이었습니다. 길지 않은 책이기도 하고, 원하는 정보가 쏙쏙 빼서 읽을 수 있는 책이었습니다.)

 

마감은 단순히 긴박감을 더하는 것 이상의 역할을 한다. ~ 이렇게 생각해보라. 결제일일 정해져 있지 않다면 우리가 제때 신용카드 사용액을 갚겠는가? ~ TO DO LIST를 만들되 각각의 작업에 마감일을 정하지 않으면 이와 똑같은 결과가 발생한다. 마감히 없으면, 추동력도 없다. 추동력이 없으면 아무 일도 끝내지 못한다. ~ 마감은 매우 중요하다. 우리가 미적거리지 않고 일하도록 채찍질하기 때문이다. 또한 중요도가 비슷한 프로젝트나 업무 들에 한정된 시간을 적절히 배분하도록 도와준다. ~ 각 작업을 완수하는 데 드는 추정 시간을 알면 현실적은 TO DO LIST를 만들 수 있다. 다음 날까지 질질 끌어야 겨우 끝날 법한 작업을 리스트에 올려 부담을 가중시키는 일을 피할 수 있기 때문이다.

 

(시험기간때 벼락치기를 했던 것처럼, 기한이 정해진 일에 좀 더 집중력을 발휘할 수 있습니다. 우리의 TO DO LIST도 기한없이 내용만 적혀있기 때문에 달성도가 떨어지는 것일 수도 있습니다. 마감기한을 내용 옆에 적어준다면 좀 더 효율적으로 집중력있게 일을 해낼 수 있을 것입니다.)

 

TO DO LIST 항목이 너무 많으면, 우리는 그걸 보자마자 판단력이 마비돼서 아무것도 안 하거나 페이스북이나 보고 싶어진다. ~ 선택지가 많을수록 그중 하나를 단호히 선택하는 능력이 떨어지고, 그 결과 더 큰 불안감을 느끼게 된다는 것이다.

 

(반드시 오늘 해내야 하는 일만 TO DO LIST에 추가하여 너무 많은 리스트로 우리의 집중력이 분산되지 않도록 해야 합니다.)

 

TO DO LIST를 만들면서 흔히 저지르는 중대한 과오 중 하나는, 항목별로 맥락을 부여하는 과정을 생략하는 것이다. 해당 항목을 완수하는데 걸리는 시간, 우선순위, 목표 등과 상관없이 무조건 해야 할 일만 적는 것이다.

 

(보통 TO DO LIST를 작성할 때, '~정리하기' 이런 식으로 한 줄의 내용만 적어놓는데요, 그 업무의 마감기한이나 우선순위 등을 적어놓는다면 해결해야 할 업무의 순서가 눈에 더 잘 들어올 것입니다.)

 

예로 새 소설을 집필하고자 하는 작가가 있다. 그런데 리스트에 '소설 집필 시작하기'라고 적으면 너무 막연해진다. 이 하나의 항목에 구체적으로 명시되지 않은 자잘한 과제가 너무 많이 포함되어 있다. '제1장 초고 쓰기'라고 적는 게 더 효과적이다. 그 구체성 덕분에 우리는 실제로 책상 앞에 앉게 되며, 항목을 완수했을 때 그것을 알아채기도 쉽다.

 

(예를 들어 '~정리하기'로 평소에 리스트를 적고 있다면, '~ 10시까지 정리하기' 이런식으로 조금씩이라도 구체적으로 적는 것이 도움이 될 것입니다.)

 

3+2 전략. 이 TO DO LIST 전략은 아주 단순한 공식을 따른다. '3가지 큰일과 2가지 작은 일' 공식이다. 매일 그날 처리해야 할 5가지 일을 선택한다. 1시간 내지 2시간 걸리는 작업이 큰일에 해당한다. 작은 일은 30분 이내에 끝나는 것으로 정한다. ~ 3+2 전략은 포모도로(25분 일하고 5분 쉬고, 이를 네 번 반복한 후 2~30분의 긴 휴식을 갖는 시간 관리법. 25분 동안 오로지 한가지 일에만 집중한다.)나 타임박스(시간표처럼 상자 안에 정해진 시간 내에 해결 가능한 범위의 작업을 써놓고 그에 따라 일을 진행하는 업무 관리법.) 같은 유명한 시간 관리법들과 연동해 사용할 수 있다. ~ 3+2 전략은 처리할 과제의 범위를 제한해 집중도를 높여준다. 처리할 항목이 5개밖에 없기 때문에 정신이 덜 분산된다. 상황을 지나치게 분석하느라 결정을 내리지 못하는 분석 마비 현상도 줄어든다. ~ 1-3-5 규칙은 바로 앞에서 다룬 3+2 전략을 확장한 형태다. 여기서는 하루에 완수할 큰 과제 1개와 중간 규모의 과제 3개 그리고 자잘한 일 5개를 고른다. 3+2 전략이 5가지 일에 제한적으로 집중하게 해준다면, 1-3-5 규칙은 그것을 9가지로 늘린 것이다.

 

(여러가지 시간관리법 중 이 책에서 볼 수 있는 있는 것이 3+2전략, 포모도로 전략이 있는데요, 나에게 효과적인 시간관리법이 무엇인지 파악하고 적용해보면서 더 나은 방법을 찾아볼 수 있습니다.)

 

칸반 방식에 따르면, 먼저 포스트잇 한 장에 새로운 과제를 하나씩 적어 '할 일' 줄에 붙인다. 일에 착수한 뒤에는 그 포스트잇을 '하는 중'으로 옮긴다. 일을 마쳤으면 포스트잇을 '한 일'로 옮긴다.

 

(3단계로 구분해서 할일, 하는 중, 한 일로 구분해서 포스트잇을 붙여놓은다면 업무가 한 눈에 들어오기도 하고, 내가 완료한 업무를 보면서 뿌듯함까지 느낄 수 있을 것입니다.)

 

프로젝트를 하위 작업들로 잘게 쪼갠다. ~ 이렇게 하면 과제들을 실행할 일정을 융통성 있게 잡을 수 있다. '집 청소'에 4시간을 뚝 떼서 배정하는 대신 설거지에 10분, 거실 바닥 걸레질에 15분, 1층 욕실 청소에 30분을 배정할 수 있다. ~ '자잘하 일' 묶음 리스트를 만들라. ~ 해결법은 간단하다. 이런 자잘한 과제들을 한데 묶는 것이다. 그리고 따로 30분 내지 45분 정도를 할애해 한꺼번에 해치운다.

 

(때로는 잡다한 일을 하느라 중요한 일에 소홀히 하게 되는 경우가 많습니다. 반드시 해야 할 일이기는 하지만 고지서 처리 등 자잘한 업무는 묶어서 얼마안에 처리하기 기한을 정해놓고 처리하면 좀 더 효율적으로 시간 관리가 가능합니다.)

 

사무실에서 하는 일 / 집에서 하는 일 / 이동 중에 하는 일

 

(사무실이나 집에서 하는 일은 자주 구분을 해놓는데, 짬짬이 시간이 나는 이동 중인 시간은 소홀히 하게 되는 것 같습니다. 적은 시간에도 처리할 수 있는 일이 무궁무진합니다.)

 

구체적인 목표들을 세워보라. 많은 사람이 모호한 목표를 세운다. 이게 문제가 되는 이유는, 구체성이 없으면 목표에 얼마나 다가갔는지 가늠하기 어렵기 때문이다. 다음의 예를 보자. 

- 모호한 목표 : 일찍 은퇴하기

- 구체적 목표 : 60세 생일까지 유동자산 200만 달러와 월수입 5,000달러를 확보하고 은퇴하기

 

(매일의 TO DO LIST뿐만 아니라 인생의 목표들도 마찬가지입니다. 구체적으로 차근차근 목표를 세운다면 목표 달성에 한걸음 다가가는 길입니다.)

 

궁극의 TO DO LIST 작성법 10단계

1. 현재 과제와 향후 과제를 분리한다.

2. 원하는 결과에 따라 과제를 분류한다.

3. 프로젝트를 하위 작업들로 잘게 쪼갠다.

4. 각 과제마다 마감일을 부여한다.

5. 과제의 개수를 7개로 제한한다.

6. 할 일을 프로젝트, 활동 유형, 장소에 따라 분류한다.

7. 리스트를 가지치기한다.

8. 각 항목을 완수하는 데 필요한 시간을 추산한다.

9. 리스트의 모든 항목에 능동형 동사를 붙인다.

10. 다른 사람과 협업해야 할 항목을 구분한다.