[책리뷰16]일주일은 금요일부터 시작하라:하고 싶은 일은 전부 할 수 있는 시간 관리법(우스이 유키)

저는 시간의 낭비를 없애는 것에만 매달리지 않습니다. 일정 시간 동안 두세 개의 행동을 마구잡이로 밀어붙이는 것이 '시간 밀도는 높이는' 일이 될 수는 없기 때문입니다. 그렇다면 어떻게 시간 밀도를 높이는 것이 좋을까요.

'하나의 행위가 두 개 혹은 세 개의 의미를 갖게 한다. 하나의 행위를 여러 목적을 위해 이용한다.'

(예를 들면, 저자는 공인중개사 자격을 취득을 자사 빌딩을 갖고 싶은 목적, 관련 내용의 강연이나 집필 목적을 위하는 등의 다중의 목적을 위하여 자격을 취득을 하였다고 말합니다. 또는, 강연을 위한 지방 출장시 그곳의 백화점 방문, 지역동향 탐색 등 한가지의 일을 한가지 목적을 위해서만 하지 않았습니다.)

 

커뮤니케이션에서의 시간 효율 높이는 법

1. 결론과 결과는 처음에 말한다.

2. 껄끄러운 이야기는 빨리 말한다.

3. 남을 혼내거나 조언할 때는 여러 문제를 나열하지 않는다.

4. 상대를 설득하려면 밀어붙이는 것보다는 질문 형식으로 말한다.

끝으로, 사실과 의견을 나눠 말한다.

(직장인들은 회의에 들어가는 시간을 무시할 수 없습니다. 짧게 끝날 수 있는 회의도 굉장히 길어지는 경우가 많습니다. 저자는 회사를 경영하는 입장에서 시간을 아끼는 방법들을 제시하고 있습니다. 위의 4가지 방법을 통하여 회의를 하고, 대화를 나눈다면 원하는 내용은 전달하고 시간은 절약할 수 있는 커뮤니케이션이 되리라 생각합니다.)

 

메일관련

-메일 체크는 업무 시작 전후, 두 번 외에는 보지 않는다.

-필요하지 않다고 생각되면 바로 삭제.

-보관하는 메일은 주고받을 필요성을 느끼는 상대에 한해서만.

-기다리고 있던 메일이어도 바로 회신하지 않는다.

(저도 출근하면 가장 먼저 메일 체크를 합니다. 수시로 메일 체크를 하는 분들도 많은데요, 은근 시간이 투자되는 일입니다. 메일을 확인하고, 답장하고, 쓸데없는 메일은 거르는 작업을 통하여 하루 몇분의 시간이 투자됩니다. 위의 항목을 통하여 하루 두번 메일을 확인하고, 필요치 않은 메일은 오지 않도록 메일수신을 삭제해야겠습니다.)

 

사람을 쓰는 법

1. '당신이니까 맡긴다'를 강조한다.

2. 세세하게 나누어 부탁한다.

3. 완성된 일에 적절히 피드백한다.

(시간을 아끼는 방법 중에 하나가 일을 잘하고 잘아는 사람에게 맡기는 것입니다. 일반 직장인들은 어렵지만, 누군가를 고용할 수 있는 위치에 가면 가능합니다. 내가 모든 일을 떠맡기 보다는 다른 사람에게 일을 맡기면서 내 시간을 좀 더 효율적으로 사용할 수 있습니다. 다른 사람을 고용해야 할 때 위의 3가지 항목을 참고하시면 되겠습니다.)

 

'일주일은 월요일부터 수요일까지 3일밖에 없다.' 이렇게 생각하고 3일 안에 모든 일을 끝내도록 합니다. 이유는 '일주일은 5일이다'라고 생각하면 그 주의 일정을 짤 때 해야 할 일을 5로 나누기 때문입니다. ~ 목요일은 가능하면 월요일부터 수요일까지 했던 일의 상황이나 문제점을 체크하는 날로 정합니다. ~ 한편, 금요일은 '공격의 날'입니다. 금요일이 되면 다음 주 업무에 필요한 자료 준비나 약속을 확인합니다.

(저는 이 책을 제목때문에 골랐습니다. 많은 직장인들이 그렇듯 일주일에 내 시간이 너무 짧다는 생각을 하는데요, 그래서 금요일부터는 내 시간을 갖는 방법을 알아보려고 책을 골랐습니다. 책에서는 주말은 설명하지 않습니다. 그리고 내 시간보다는 업무에 관한 계획을 위주로 설명합니다. 위의 회사에서 써먹을 수 있으면서도 내 개인생활에도 접목시키기 좋은 방법입니다. 회사업무는 월,화,수에 집중적으로 해서 끝내놓고, 목요일은 3일간의 업무 정리, 금요일은 다음주를 준비하는 것입니다. 저는 금요일 저녁부터 일요일까지의 온전히 저의 시간으로 쓸 수 있도록 계획을 추가하겠습니다.)

 

1. 스케줄 관리는 반드시 하나로 집약시켜야 합니다.

2. 최대한 자신 혼자서 하는 업무도 기입해주세요.

3. 스케줄은 80퍼센트 정도로 느슨하게 잡도록 합니다.

4. 또한 일의 전반적인 흐름을 정기적으로 점검합니다.

(스케줄 관리를 나눠서 하시는 분들이 있습니다. 업무용 스케줄러 따로, 개인용 스케줄러 따로 말이죠. 하지만, 그렇게 하면 시간배분에 혼동을 줄 수 있어서 저자는 스케줄 관리를 하나로 하기를 추천합니다. 또, 항상 어떤 상황이 생길지 모르기때문에 여행계획도 그렇듯 스케줄을 꽉 채우지 않고 80% 정도만 채우기를 추천합니다.)

 

'들인 시간과 성과는 비례하지 않습니다. 설령 그것이 생각하다 라는 중요한 작업이라 해도 말입니다.' 저는 뭔가 생각할 때 시간은 15분으로 정해놓습니다. 아직 생각이 정리되지 않고 새로운 아이디어가 떠오르지 않더라도 15분 이상 생각하지 않습니다. 

(저자는 무슨 일을 하든 15분안에 결정을 내린다고 합니다. 생각도 그렇고, 글을 쓰더라도 15분 써보고 잘써지지 않으면 다음을 기약한다고 합니다. 우리에게 마감기한이 정해지면, 좀 더 집중력있게 어떤 일을 해낼 수 있습니다. 나에게 15분이라는 마감기한을 주고 어떤 일을 해결해보도록 하세요.)

 

3색 펜 활용법

-빨강: 우선순위가 높은 것(상대와 시간이 정해진 용건, 급한 용건)

-파랑: 우선순위가 낮은 것(딱히 급하지 않은 것, 혼자서도 할 수 있는 것)

-초록: 빈 시간에 할 수 있는 것

(스케줄 관리시 유용한 꿀팁입니다. 저는 특히 초록색으로 표시하는 부분이 맘에 드는데요, 쉽사시 흘려보낼 수 있는 짜투리 시간도 활용할 수 있는 방법입니다.)

 

돈으로 시간을 사는 건 가능하다.

(모두 돈으로 시간을 살 수 없기에 시간이 더욱 소중하다고 생각합니다. 하지만 저자는 생각을 전환을 통하여 돈으로 시간을 살 수 있다고 합니다. 예를 들어, 바쁠 때는 택시는 이용하는 등 나의 시급을 생각해보고 이해한다면 시간을 쓰는 법이 변해간다고 말합니다. 내 시급이 1만원이고, 내가 택시비로 9천원을 지출하게 된다면 더 택시비를 지불하는 것보다 나의 1시간을 택하는 게 더 좋다는 이야기입니다.)

 

의욕을 자극하는 방법은 또 있습니다. 예를 들면, 목표 달성까지의 과정 포인트마다 자신에게 작은 보상을 주는 '선물의 날'입니다.

(작가는 회사를 경영하면서도 여러 자격증을 따는 등 끊임없이 자신을 개발합니다. 그렇게 본인을 항상 앞으로 나아가게 하는 원동력 중 하나를 보상을 주는 일이라고 합니다. 돈이 없어도 가능합니다. 예를 들어, 시험 준비를 할 때 금요일 하루는, 체육관을 가서 운동하는 시간을 준다던가, 또 산책을 할 수도 있겠죠. 물질적인 보상만 보상이 아니라, 나만의 쉬는 시간을 가지는 것도 보상입니다.)

 

(제목처럼 일주일은 금요일처럼 시작하라는 내용이 내용 전반은 아닙니다. 시간을 아껴야 하는 경영자로써 회사를 경영해까를 소소한 꿀팁들이 많은 책이었습니다. 한 챕터정도 제목과 같은 내용의 책이 있었고, 여러가지 팁들을 얻어갈 수 있었습니다.)